Information om avdelningar

Har ni olika grupper av medlemmar som gör saker ihop i er förening? Har ni en del medlemmar i åldern 6-25 år, men har svårt att klara 60%-gränsen för ungdomsföreningsbidraget? Börjar er förening bli så stor att det är svårt att ha överblick? Då kan det vara dags att låta era medlemmar bilda avdelningar i er förening! På kuppen kan det göra att ni får mer bidrag från Sverok!

Bakgrund

Sverok har sedan förbundsstyrelsemötet i maj 2014 ett nytt regelverk för föreningar som du hittar här på Sveroks wiki >>

Ett stycke i regelverket lyder: “En avdelning, ett lag, en sektion eller annan grupp i en medlemsförening som medlemmarna i föreningen bildar och som uppfyller beskrivningen av en medlemsförening ovan, kan också ansöka om att bli en medlemsförening i Sverok“.

Vad är en avdelning?

I korthet är en avdelning en grupp medlemmar i samma Sverokförening, som har bestämt sig för att tillhöra samma avdelning och bedriva verksamhet i den. Det kan till exempel vara ett e-sportlag eller en lajvgrupp. En avdelning kan även vara geografiskt bunden. Det kan exempelvis röra sig om en nationell förening som har en avdelning i de kommuner där de har medlemmar, eller en stor förening på en ort som har avdelningar på flera skolor. Det kan även röra sig om en förening med blandade åldrar där de unga medlemmarna bildar en ungdomsavdelning för att få mer resurser och inflytande. Det viktiga är att medlemmarna själva har en orsak att vilja ha avdelningen. Föreningen som avdelningen tillhör kallas Huvudförening.

 

En avdelning är en mycket enkel form av förening. Detta innebär att avdelningen, på sitt mycket enkla årsmöte, kan överlåta skötseln av sin ekonomi och revision till sin huvudförening. Det innebär i sin tur att avdelningen inte behöver ha en egen kassör eller revisor och de behöver inte ha någon bokföring eller något konto för sina bidrag utan det sköter deras huvudförening. Eventuella bidrag till avdelningen går då in på huvudföreningens konto, som förväntas göra bra saker för avdelningen. Det kan vara att ordna med en lokal för avdelningarna eller servrar som föreningen hyr. Det kan vara att föreningen gör verksamhet som bara avdelningar kan delta i, till exempel e-sporttävlingar som bara föreningens e-sportlag kan delta i.

 

Precis som i alla föreningar måste varje person aktivt ta ställning för sitt medlemskap i avdelningen. Det räcker alltså inte med att dela in föreningen i avdelningar och flytta över medlemmar till dessa.

 

Förslag på standardstadgar för avdelningar finns här>>

Bidrag till avdelningar

Om avdelningen uppfyller Sveroks regelverk för föreningar och ansöker om att bli en medlemsförening i Sverok kan avdelningen få bidrag på samma sätt som andra föreningar.

 

Det är bara en nivå (föreningen eller avdelningarna) i en förening som kan få ungdomsföreningsbidraget, så har en förening avdelningar som får ungdomsföreningsbidrag kan inte huvudföreningen också få det. För en stor huvudförening med många medlemmar i åldern 6-25 år kan det alltså bli ett lägre totalt bidrag om många av medlemmarna inte är med i någon avdelning alls. Huvudföreningen kan i så fall ha en allmän avdelning som nytillkomna medlemmar uppmuntras att gå med i innan de startar en egen avdelning med sina nya föreningskompisar, eller stanna kvar i den allmänna avdelningen om de hellre vill det.

 

För en förening som har för få medlemmar i åldern 6-25 år går det att starta en ungdomsavdelning och få ungdomsföreningsbidrag för den.

Avdelningarnas makt i Sverok och i sin huvudförening

Eftersom avdelningarna är medlemsföreningar i Sverok innebär det att de får rösträtt i Sveroks riksmötesombudsval. Det innebär att föreningarnas makt i Sverok flyttar än närmare medlemmarna när föreningarna bildar avdelningar.

 

Avdelningarna i sig har ingen egen makt över sin huvudförening, men medlemmarna i avdelningen har givetvis rösträtt i huvudföreningen eftersom de är medlemmar där också, så de kommer att kallas till huvudföreningens årsmöte precis som alla andra medlemmar.

Hur gör föreningen för att börja ta emot avdelningar?

  1. Bestäm er för att börja godkänna avdelningar. Avgör också om ni vill godkänna avdelningar som vill sköta sin ekonomi och revision själva. Berätta det för Sverok genom att maila på info@sverok.se eller ringa 010 551 93 00.
  2. Kom överens med Sverok om vilka stadgar era avdelningar normalt ska ha.
  3. Informera era medlemmar om hur de ska göra för att skapa en avdelning.

Hur skapas en avdelning?

De medlemmar som vill starta avdelningen ska göra följande tillsammans:

  1. Skriv ner allt ni bestämmer i ett protokoll som ni kan lämna till Sverok.
  2. Bestäm tillsammans ett namn på avdelningen.
  3. Bestäm tillsammans att anta avdelningens stadgar.
  4. Bestäm tillsammans vem som ska sköta avdelningens ekonomi. Det kan föreningen som avdelningen tillhör göra eller så kan någon annan som vill, göra det.
  5. Bestäm tillsammans vem som ska sköta avdelningens revision. Det kan föreningen som avdelningen tillhör göra eller så kan någon annan som vill, göra det.
  6. Bestäm tillsammans vem som ska vara avdelningens ledare och vice avdelningsledare. Ni kan också utse andra uppdrag som ni vill ha i avdelningen, till exempel kassör om avdelningen ska sköta sin ekonomi själv. De personerna är tillsammans avdelningens styrelse.
  7. Nu finns avdelningen!

 

En huvudförening kan bestämma sig för att inte hantera avdelningar som vill sköta sin egen ekonomi och revision. Om medlemmar ändå vill ta hand om sin ekonomi rekommenderas de i så fall att starta en egen förening istället på http://starta.sverok.se.

Registrera avdelningen i eBas

När en förening har blivit godkänd som huvudförening och kommit överens om standardstadgar för sina avdelningar kan den börja registrera sina avdelningar genom en registreringslänk som skapas för varje avdelning genom eBas. Den länken förutsätter att huvudföreningen ska sköta avdelningens ekonomi och revision och att avdelningen ska ha antagit huvudföreningens standardstadgar för sina avdelningar. Om huvudföreningen vill ha avdelningar där avdelningarna själva sköter ekonomin får dessa registreras genom http://starta.sverok.se.

 

Registreringslänken går till ett registreringsformulär där avdelningens namn, tre medlemmar och vad minst två av dem är valda till i avdelningens styrelse, ska matas in. Huvudföreningen behöver här även godkänna att huvudföreningen ska sköta avdelningens ekonomi och revision.

 

När ansökan för avdelningen skickas in till Sverok kontrollerar Sverok att den inte är för lik någon befintlig avdelning eller förening i Sverok. Om den är för lik någon annan avdelning eller förening så går det inte att ansöka om medlemskap i Sverok för avdelningen, men den får vara avdelning i huvudföreningen ändå – den blir bara inte medlemsförening i Sverok. Sverok granskar ansökan och om inte avdelningens namn bryter mot förbundets namnpraxis så blir den antagen.

 

En antagen avdelning hamnar automatiskt på huvudföreningens konto. Avdelningens säte sätts till där avdelningens ledare bor och avdelningens ledare blir även kontaktperson i avdelningen.

Administrera avdelningen i eBas

När en förening har blivit godkänd som huvudförening kan den lista alla sina avdelningar och öppna dem för att hantera verksamhetsrapporteringen och medlemslistorna.

Avdelningens andra år och framåt

För att avdelningen ska kunna finnas ett år till behöver den hålla ett årsmöte. De medlemmar som ingår i avdelningen ska göra detta efter varje årsskifte för att räknas som avdelning det året också:

  1. Skriv ner allt ni bestämmer i ett protokoll som ni kan lämna till Sverok.
  2. Bestäm tillsammans vem som ska sköta avdelningens ekonomi. Det kan föreningen som avdelningen tillhör göra eller så kan någon annan som vill, göra det.
  3. Bestäm tillsammans vem som ska sköta avdelningens revision. Det kan föreningen som avdelningen tillhör göra eller så kan någon annan som vill, göra det.
  4. Bestäm tillsammans vem som ska vara avdelningens ledare och vice avdelningsledare. Ni kan också bestämma om andra uppdrag som ni vill ha i avdelningen, till exempel kassör om avdelningen ska sköta sin ekonomi själv. De personerna är tillsammans avdelningens styrelse.
  5. Den som sköter avdelningens ekonomi ska berätta för er vilka pengar avdelningen har fått in och vad pengarna har gått till och den som sköter avdelningens revision ska berätta för medlemmarna om sitt arbete, så att medlemmarna vet att allt har gått rätt till. Bestäm då tillsammans om ni vill godkänna föregående styrelses arbete och ge dem ansvarsfrihet.
  6. Andra stora frågor som ni vill bestämma något om.

 

Vad är fördelarna med att föreningar har avdelningar?

  1. Avdelningar är ett bra sätt att sänka tröskeln för att ha en förening eftersom avdelningar kan få hjälp av sin förening med ekonomi och revision. Det är något som många har sagt att de upplever som för krångligt för att ha en egen förening.
  2. Nationella föreningar får en möjlighet att bli mer lokalt och regionalt förankrade.
  3. Många föreningar har naturligt redan grupper som bedriver verksamhet ihop, där varje grupp skulle kunna vara en egen avdelning som då blir självbestämmande även formellt.
  4. En del föreningar har verksamhet på olika platser, där det skulle passa bra att vara avdelningar.
  5. En del föreningar har för få barn- och ungdomsmedlemmar för att kunna få ungdomsföreningsbidraget och så kan dessa medlemmar starta en barn- och ungdomsavdelning.
  6. En del småföreningar vill egentligen finnas i en större förening som kan ha kontakt med sin kommun för att få tillgång till kommunbidrag, lokaler och annat som de har svårt att lyckas få på egen hand, men har lockats att vara kvar som småföreningar genom Sveroks ungdomsföreningsbidrag och andra bidrag. Dessa småföreningar kan nu gå samman i en större förening och låta de gamla föreningarna bli avdelningar i den nystartade större föreningen.
  7. Genom att det blir fler föreningar genom avdelningarna finns det också fler som hjälps åt att locka fler medlemmar. Ju fler, desto fler att ha roligt med!
  8. Blir det fler medlemmar och föreningar får Sverok och Sveroks distrikt mer bidrag att fördela till föreningarna och deras avdelningar.

Vanliga frågor

  1. Måste det heta Avdelning?
    1. Använd det som passar för avdelningens verksamhet. Det kan heta krets, sektion, sällskap, lagförening, lag, grupp, counter strike team, lajvgrupp, underförening, skolavdelning eller något annat som passar bra.
  2. Måste det heta ledare och vice ledare i avdelningens styrelse och vad ska eventuella andra poster heta?
    1. Använd det som passar för avdelningen. Det kan heta ordförande, vice ordförande, sekreterare, kassör, ledamot eller något annat som passar bra.
    2. Är avdelningen ett lag kan det vara mer naturligt med en lagledare, vice lagledare, tränare eller något annat som passar bra.
  3. Kan samma personer vara medlemmar i flera avdelningar i samma förening?
    1. Om avdelningarna bedriver helt olika verksamheter och personerna tar aktiv ställning för sitt medlemskap till var och en av avdelningarna går det bra.
    2. Dock, om det är samma eller nästan samma personer som vill göra flera saker tillsammans kan de göra det i samma avdelning. Finns två eller fler avdelningar med samma eller nästan samma personer som medlemmar ser Sverok det som samma avdelning. Det innebär bland annat att bara en av dessa avdelningar kan få bidrag från Sverok.
  4. Vad händer med Sveroks bidrag om samma eller nästan samma personer startar avdelningar i olika föreningar?
    1. Finns två eller fler avdelningar med samma eller nästan samma personer som medlemmar ser Sverok dem som samma avdelning. Det innebär bland annat att bara en av dessa avdelningar kan få bidrag från Sverok.
  5. Vi har många intresserade medlemmar, så det kan bli väldigt många avdelningar. Kan vi starta dessa online för att samla data digitalt istället för på papper?
    1. Ja. Tänk bara på att medlemmarna som startar avdelningen ska kunna göra det tillsammans på något sätt, till exempel att de fyller i ert egentillverkade onlineregistreringsformulär tillsammans eller att de kan prata med varandra på något sätt. Kontakta Sverok för att få er registreringsmetod godkänd.
  6. Måste vi tillåta avdelningar som vill sköta sin egen ekonomi och revision?
    1. Om ni tycker att det blir för komplicerat att även hjälpa avdelningar som sköter det själva kan ni uppmana dem att starta en vanlig förening på http://starta.sverok.se istället. Då behöver ni inte ta emot sådana avdelningar.
    2. Fundera gärna på hur ni i så fall på sikt skulle behöva göra för att även kunna ta emot avdelningar som sköter sin egen ekonomi och revision. Kanske skulle det bli bättre för er förening i längden om fler hjälptes åt med det i föreningen.
  7. Vår ledare bor i utlandet. Var har avdelningen sitt säte?
    1. Sverok tar bara emot föreningar med säte i Sverige.
    2. Om avdelningens ledare bor utomlands blir avdelningens säte där huvudföreningen har sitt säte.
  8. Vår avdelning har medlemmar som bor i utlandet. Får vi söka ungdomsföreningsbidraget ändå?
    1. Sverok ger inte bidrag för medlemmar som bor i utlandet.
    2. Minst tre medlemmar måste bo i Sverige och av dessa medlemmar måste minst 60% vara i åldern 6-25 år.
  9. Får utländska medborgare vara medlem i avdelningarna? Hur blir det med bidragen för dessa?
    1. Ja.
    2. Bidrag ges till medlemmar som bor i Sverige och har personnummer.
  10. Gör Sverok ringkontroller i avdelningar?
    1. Ringkontroller görs med stickprov bland alla föreningar, så det är möjligt att någon i avdelningen blir uppringd av Sverok.
  11. Vad får avdelningarna och deras medlemmar för information från Sverok?
    1. Sverok försöker ringa upp alla nyantagna föreningar och avdelningar för lite personlig kontakt med Sverok och möjlighet att få svar på frågor om Sverok.
    2. Därefter får de samma information som övriga föreningar, dels från Sverok och dels från avdelningens Sverok-distrikt.
    3. Tanken är att medlemmarna i alla föreningar och avdelningar ska veta vad Sverok är och kunna påverka förbundet. Det kan exempelvis ske genom informationsutskick eller genom inbjudan att delta i enkäter.
  12. Måste huvudföreningen skriva in i sina stadgar att den har avdelningar?
    1. Nej, men det skadar inte eftersom det blir tydligare.
  13. Vem i avdelningen är kontaktperson till Sverok, och kan logga in i eBas?
    1. Normalt är det ledaren i avdelningen som är kontaktpersonen till Sverok och kan logga in i eBas. Tanken är att huvudföreningen också ska kunna logga in genom eBas för att hjälpa avdelningen.
  14. Har avdelningarna rösträtt i Sverok?
    1. En avdelning är medlemsförening i Sverok så den har samma rättigheter och skyldigheter som alla medlemsföreningar. En sådan rättighet är att få rösta i Sveroks riksmötesombudsval.
    2. Huvudföreningen kan inte rösta åt avdelningen i riksmötesombudsvalet utan det måste avdelningen sköta själv. Däremot är det inget som hindrar avdelningen från att rösta på dem som huvudföreningen föreslår.
  15. Får personer i huvudföreningens styrelse också vara med i styrelsen för en avdelning?
    1. Det är inte lämpligt att sitta på flera stolar, men det går bra om det finns en god anledning till det.
    2. Det är bättre om huvudföreningens styrelse istället är medhjälpare till avdelningarna så att fler medlemmar får möjlighet att lära sig sköta en förening. Medlemmar med den erfarenheten blir en bra rekryteringsbas för nya personer i huvudföreningens styrelse och till andra uppdrag i föreningen.
  16. Får två avdelningar ha samma styrelse?
    1. På samma sätt som att två föreningar inte kan ha samma eller nästan medlemmar så är det inte lämpligt att två föreningar har samma eller nästan samma styrelse.
    2. Det kan innebära att bara en av avdelningarna kan få bidrag från Sverok.
    3. I ett uppbyggnadsskede kan det vara okej, men snarast bör styrelserna bli olika.