Syfte med bidraget

Arrangemangsbidraget syftar till att med ekonomiska medel stödja möten mellan spelare i form av medelstora arrangemang.

Grundregler

1. Arrangemanget är öppet och utlyst.
Arrangemanget skall senaste fyra veckor före arrangemanget inkomma till Sverok med annons eller banner för publicering. Dessa ska som minst innehålla datum, plats och hänvisning till mer utförlig information. Arrangemanget bör även marknadsföras externt genom andra kanaler.

2. Arrangemanget hålls av en förening ansluten till Sverok.

3. Bidraget täcker faktiska utgifter som uppstår i samband med arrangemanget.
Exempel på faktiska kostnader är lokalkostnader för arrangemanget, rekvisita eller resekostnader. Exempel på sådant som inte täcks är arvoderingar, alkohol, en fast månadshyra eller investeringar som till övervägande del rör andra
aktiviteter eller arrangemang.

4. Arrangemanget har minst 20 deltagare. Bidrag ges för samtliga deltagare upp till 150 personer.

Praktiskt utförande

Bidraget betalas ut i efterhand mot redovisning av kvitton och antal
deltagare. Arbetsgången för föreningarna är att de utlyser
arrangemanget i förhand, genomför arrangemanget och därefter redovisar
arrangemanget ekonomiskt och deltagarmässigt för att få bidrag.
Sverok gör ingen värdering av evenemanget som sådant, utan granskar
endast om kriterierna i grundreglerna är uppfyllda. All hantering av
ansökningar sköts av förbundskansliet.

Övrigt

Bidragsnivån är 40 kronor per deltagare. Sverok förbehåller sig rätten att avslå en ansökan om missbruk kan misstänkas. Bidraget är sökbart till och med 2009 och ska utvärderas inför riksmötet 2009.

Frågor och svar

Det står att arrangemanget ska vara öppet, men vi har bara ett visst antal platser. Är det okej?
Absolut. Vid många spelarrangemang är ett deltagartak nödvändigt och det är helt okej om det är motiverat. Det är däremot inte okej om alla platser redan är fyllda när arrangemanget blir offentligt utlyst, i ett sådant läge skulle arrangemanget inte klassas som öppet och ansökan därmed avslås. Detsamma gäller med åldersgräns, helt okej om det är motiverat.

Kan vi bestämma att bara föreningsmedlemmar får delta?
Det går bra. Det viktiga är att personer som får höra om arrangemanget kan delta. Därför är det viktigt att man lätt kan bli medlem om man vill delta på arrangemanget.

Vi vill köpa TV och konsoler till vårt konvent, kan vi ansöka för det?
Nej. TV, konsoler och liknande är inte kostnader som är specifika för det evenemanget, utan en investering för föreningen. Arrangemangsbidraget är inte en genväg för föreningar som vill göra dyra investeringar, utan ett stöd för mötesplatser. Kostnader för föreningars investeringar täcks upp av medlems- och verksamhetsbidrag.

Vi har en lokal som vi har arrangemang i. Kan vi söka för trettio arrangemang i månaden på samma hyra?
Nej. En månadshyra är inte att klassa som en utgift som uppstått i samband med varje enskilt arrangemang, utan som en fast kostnad för föreningen, och är därför inte bidragsgrundande.

Vårt arrangemang sträcker sig över tre dagar. Innebär det tre ansökningar?
Nej, bidraget är per arrangemang, inte per dag. Ett längre arrangemang kan följaktligen bara skicka in en ansökan.

Hur man gör rent praktiskt

1. Lägg upp annons i högerspalten på sverok.se (länk till uppladdningssida) senast 4 veckor innan arrangemanget ska gå av stapeln. Den ska innehålla (minst) datum, plats och hur man får mer info. Den ska vara i jpg-format i storlek exakt 150 pixlar bred och max 120 pixlar hög. Vi ser gärna att ni även marknadsför arrangemanget på andra sätt.

2. Genomför arrangemanget.

3. Fyll i nedanstående uppgifter och skicka till Sverok tillsammans kopior av kvitton för att vi ska kunna se vad som är köpt.  Kontokorts­slippar räknas INTE som kvitton.

Allt skickas till
Sverok
S:t Larsgatan 6
582 24 Linköping

Märk kuvertet arrangemangsbidrag.

Det vi vill att ni skickar med är:

Föreningsnummer. Står på nästan alla papper ni får till föreningen av Sverok. Det är för att vi ska kunna skilja på er och eventuella andra föreningar med samma namn.

Föreningsnamn. Hela namnet och inte bara förkortningen, Men gärna den också om ni har någon. Antal deltagare på arrangemanget.

Arrangemangets namn.

Tidpunkt och ort för arrangemanget. Så vi kan se att det någotsånär överensstämmer med tidpunkten på kvittona.

Kontaktperson med kontaktuppgifter. Utifall att vi behöver fråga något. Det räcker med telefon och e-post.

En beskrivning på hur ni har marknadsfört arrangemanget. Var har ni gjort reklam förutom på www.sverok.se.

Hur mycket ersättning ni söker. Max 40 kronor per deltagare upp till om med deltagare nummer 150.

Kvitton. Sverok behöver se kvitton på hela den summa som ni söker bidrag för. Vid köp med kort får man både kvitto och en kontokortsslipp. Det är viktigt att det ni skickar till Sverok är själva kvittot, då det måste synas vad som är köpt.

Dessutom vill vi ha reda på om ni har haft något förbestämt deltagartak eller någon åldersgräns på arrangemanget och i så fall varför.