Då årsmötet är grundläggande för en förening följer här en noggrann genomgång över hur ni bör gå tillväga.

En checklista för årsmötet!Checklista inför årsmötet

Det är viktigt att besluten som ni tar på årsmötet blir giltiga. Det brukar kallas att årsmötet är behörigt eller beslutsmässigt. För att lyckas med det behöver ni göra några viktiga förberedelser:

Bestäm tid och plats

Besluta i styrelsen om datum, tid och plats för årsmötet. Välj ett datum och en plats så att så många som möjligt kan komma. Ju fler som kommer, desto bättre årsmöte.

Bestäm hur mötet ska hållas

Det vanliga är att styrelsen kommer överens om en lokal där ni ska ha årsmötet. En annan möjlighet är att hålla årsmötet på internet, exempelvis med hjälp av forum och/eller irc. Är ni en stor förening rekommenderar vi att årsmötet hålls över nätet, så att så många som möjligt kan delta. Om ni vill veta mer och få nyttiga tips kan ni höra av er till Sveroks föreningsutvecklare Sanna Hedlund, på sanna.hedund@sverok.se.

Läs era stadgar

För att ha koll på när kallelsen ska skickas ut, vad som ska tas upp på mötet, osv, behöver ni veta vad era stadgar säger om årsmötet. Era stadgar hittar ni i eBas under fliken Föreningens Uppgifter.

Skicka ut kallelsen

Alla medlemmar måste, enligt standardstadgarna, minst två veckor före mötet få veta när och var det kommer att vara, annars är inte mötet giltigt. Har ni inte förbundets standardstadgar kan det stå något annat än två veckor i era stadgar. I kallelsen ska dagordningen för mötet också finnas med.

Förbered verksamhetsberättelsen

I verksamhetsberättelsen berättar styrelsen om vad föreningen hade för sig förra året. Det ska också rapporteras till Sverok och är särskilt viktigt när ni söker bidrag.

Förbered den ekonomiska berättelsen

Den ekonomiska berättelsen kan vara mer eller mindre detaljerad, men ska på ett tydligt sätt visa hur mycket pengar föreningen hade förra året, vad som gjordes för pengarna och hur mycket pengar som blev kvar till i år.

Begär in revisionsberättelsen

Revisorns uppgift är att kontrollera att styrelsen skött föreningen på ett bra sätt. För att göra detta måste revisorn få se på allting som styrelsen gjort under året. Det kan vara protokoll från styrelsemöten, kvitton och kontoutdrag. På årsmötet redovisar revisorn hur kontrollen gått, vanligtvis skriftligen i en så kallad revisionsberättelse.

Förbered verksamhetsplan och budget

På årsmötet ska medlemmarna bestämma vad föreningen ska göra under året. Aktiviteterna brukar man skriva i en verksamhetsplan, och hur pengarna ska spenderas (eller sparas) presenteras i en budget. Det är bra om styrelsen har ett förslag på verksamhetsplan och budget till mötet, så att man har något att utgå ifrån när det är dags att diskutera de punkterna.

Mötesklubba

Själva mötet

I era stadgar står vilka punkter som ni måste ta upp på mötet. Använd gärna Årsmötesguiden för att ta er igenom mötet! Här är en lista på de vanligaste punkterna man måste gå igenom (och vad det innebär) för att föreningen ska vara demokratisk nog för Sveroks bidrag:

1. Mötets öppnande

När mötet ska starta enligt kallelsen så får någon öppna mötet, exempelvis föreningens ordförande.

2. Mötets behörighet

Om alla medlemmar blev kallade i tid enligt era stadgar så är mötet giltigt. För att kunna få bidrag från Sverok måste ert möte vara giltigt. Ni kan även notera hur många som kommer till årsmötet. Ju större del av föreningens medlemmar som är närvarande desto bättre.

3. Val av mötets ordförande

Mötets ordförande är den som håller ordning på vem som är i tur att tala på mötet och som håller ordning på de förslag som medlemmarna ska rösta om.

4. Val av mötets sekreterare

Mötets sekreterare är den som antecknar vad som beslutas på mötet. Detta kallas för årsmötesprotokollet. Det ska sparas så den nya styrelsen vet vad de ska göra fram till nästa årsmöte och så att intresserade medlemmar kan läsa om vad som bestämts.

5. Val av två personer att justera protokollet

Eftersom sekreteraren kan skriva fel i protokollet finns det två personer som kontrollerar texten efter mötet. När de kollat att allt stämmer skriver de under protokollet. Det är sekreteraren som ser till att protokollet kontrolleras av justerarna.

6. Styrelsens verksamhetsberättelse för förra året

Styrelsen berättar vad som hände under föregående år.

7. Ekonomisk berättelse för förra året

Här redovisar styrelsen föreningens ekonomi för förra året. Vanligtvis brukar en ekonomisk berättelse innehålla information om hur mycket pengar föreningen hade i början och i slutet av året (kallas balansräkning). Man tar också upp vad föreningen fått in för pengar och vad pengar använts till (kallas resultaträkning). Detta kan vara detaljerat eller allmänt, lite beroende på vad medlemmarna vill veta.

8. Revisorernas berättelse för förra året

På årsmötet redovisar revisorn hur granskningen av styrelsens arbete har gått, vanligtvis skriftligen i en så kallad revisionsberättelse. Revisorn rekommenderar även årsmötet om de skall ge styrelsen ansvarsfrihet eller inte.

9. Ansvarsfrihet för förra årets styrelse

Medlemmarna bestämmer här om man ger den avgående styrelsen ansvarsfrihet för det som de gjort. Ansvarsfrihet innebär att medlemmarna inte tänker polisanmäla styrelsen för det som styrelsen berättat. Har styrelsen låtit bli att berätta något gäller inte ansvarsfriheten för detta.

10. Motioner

Motioner är förslag från styrelsen eller medlemmar, som de vill att årsmötet ska bestämma om. Ofta handlar det om vad föreningen ska fokusera eller satsa på.

11. Årets verksamhetsplan

Här bestämmer medlemmarna tillsammans vad föreningen ska göra fram till nästa årsmöte. Styrelsen ska under året se till att verksamhetsplanen följs.

12. Årets budget och fastställande av medlemsavgift

I budgeten bestämmer medlemmarna vad det man vill göra i verksamhetsplanen får kosta. Styrelsen lägger ett förslag på medlemsavgift, som årsmötet beslutar om. Man måste inte ha någon medlemsavgift.

13. Val av årets styrelse

För att föreningen ska kunna få bidrag från Sverok måste ni välja en styrelse på årsmötet. När ni väljer styrelse, tänk då på att det bara är okej att välja någon som har godkänt att bli vald. Det står i era stadgar vilka uppdrag i styrelsen som ni ska välja. Har ni antagit Sveroks standardstadgar ska ni välja så många personer att det räcker till ordförande, kassör, sekreterare och vid behov även vice ordförande och/eller flera ledamöter. För att föreningen ska kunna få bidrag från Sverok ska styrelsen bestå av minst tre olika personer.

För att föreningen ska kunna få bidrag från Sverok ska den vara oberoende av andra Sverokföreningar. Ni bör därför undvika att flera stycken i er styrelse även är med i styrelsen i en annan Sverokförening. Fråga personerna innan valet om de är invalda i någon annan Sverokansluten förenings styrelse.

För att föreningen ska kunna få bidrag från Sverok ska den även vara oberoende av företag. Därför får föreningen inte välja in någon person i styrelsen som företräder ett företag som föreningen har betydande affärer med. Fråga personerna innan valet så att ni inte råkar välja någon som gör att era bidrag äventyras!

14. Val av årets revisor

För att föreningen ska kunna få bidrag från Sverok måste ni välja minst en revisor. Revisorns uppdrag är att för medlemmarnas räkning kontrollera att styrelsen följer verksamhetsplan och budget. Man kan inte välja någon som redan sitter i styrelsen eftersom det är styrelsen som revisorn ska kontrollera. Därför är det också olämpligt att välja en revisor som är släkt med någon i styrelsen (detta brukar kallas för jäv).

15. Val av årets valberedare

Om er förening är liten behöver man inte välja valberedning, men i större föreningar är det praktiskt med en valberedning vars uppgift är att hitta lämpliga kandidater till nästkommande val av styrelse och revisor.

16. Övriga frågor

Här kan medlemmarna ta upp saker som de vill att föreningens årsmöte ska bestämma. Om man förberett och skickat ut frågan innan årsmötet kallas det motion.

17. Mötets avslutande

När ni har tagit upp allt ni vill på mötet är det dags att avsluta och spela spel istället.