Som medlem i Sverok ska ni…

…vara verksamma
…rapportera varje år
…följa era stadgar
…vara demokratiska
…delta i kontroller
…sköta er föreningsekonomi

…vara verksamma

Den mest grundläggande orsaken till varför ni har en förening är att ni vill göra något tillsammans och det är också orsaken till att Sverok får bidrag från MUCF (Myndigheten för Ungdoms- och Civilsamhällesfrågor) för att dela ut till alla föreningar. Vi vill varje år veta att ni är aktiva i föreningen med det menas att ni har årsmöte och att ni har någon typ av verksamhet. Verksamheten kan vara allt ifrån att ni träffas och spelar spel några gånger om året till att ni åker på eller förbereder inför något arrangemang som har med spel att göra.

…rapportera varje årSverok

Det som ska rapporteras är:

Rapporten sker genom att ni loggar in på ebas.sverok.se och skriver in alla uppgifter där.

Använd gärna onlineregistreringen av medlemmarna så kan de själva skriva in sina personuppgifter direkt i eBas. Genom eBas kan ni dessutom årligen skicka ett mail till de som är medlemmar sedan tidigare så att de kan återregistrera sig i er förening. De här funktionerna hittar ni under alternativet ”Medlemmar” i eBas.

Läs mer om rapporteringen i eBas här.

…följa era stadgar

Stadgarna är en sorts regelbok för hur ni ska sköta föreningen. Det är en överenskommelse mellan alla föreningens medlemmar som de ska godkänna när de går med i föreningen. Dyker det upp en fråga om hur något i föreningen ska göras finns svaret ofta i stadgarna. På wiki.sverok.se finns standardstadgar med förklarande kommentarer, som ni kan läsa om ni undrar vad något betyder eller varför det är med.

…vara demokratiska

I en förening som har en levande demokrati utvecklar medlemmarna föreningen till att hela tiden bli allt bättre. Alla föreningar inom Sverok måste vara demokratiska. Det ser man lättast i en förenings stadgar, men vi kontrollerar även på andra sätt att våra föreningar tar ansvar för sina medlemmar. Det är viktigt att de som sitter i styrelsen lyssnar på medlemmarna.

Det är även styrelsens ansvar att informera alla medlemmar om vad som händer i föreningen och hur de kan använda sin yttranderätt och sin rösträtt. Vår föreningsutvecklare arbetar med att hjälpa föreningar att hitta nya vägar att bli mer demokratiska. Det är särskilt viktigt i föreningar som växer snabbt eller där samma personer styrt föreningen under flera år. Då kan det behövas ny inspiration för att upprätthålla en levande demokrati.

…delta i kontroller

Om en förening får Ungdomsföreningsbidraget kan det ske flera kontroller. En medlem som går med i en förening ska själv göra ett aktivt ställningstagande om detta samt så behöver medlemmen fortsättningsvis aktivt förnya sitt medlemskap i föreningen varje år. När en förening har lagt in medlemmar i eBas för gällande år så gör vi därför en stickprovskontroll där vi ringer upp en eller flera slumpvis valda medlemmar i föreningen som blir tillfrågade om de är med i föreningen. Utifrån dessa svar avgör vi om medlemmarna kan räknas eller inte.

När föreningen når 500 medlemmar är det viktigt att föreningen kan uppvisa en hög demokratisk och ekonomisk mognad. För att hjälpa föreningen att lyckas med det ber Sverok föreningens styrelse att skicka in årsmötesprotokoll, bokföring, kontoutdrag och andra relevanta dokument för avstämning. Sedan gör Sverok och styrelsen tillsammans en plan för hur föreningen ska arbeta med att utveckla föreningens demokrati och ekonomi under det kommande året. Varje år sker en uppföljning av hur det gått.

Spara alla kvitton!…sköta er föreningsekonomi

Omfattningen av det ekonomiska arbetet i Sveroks föreningar varierar kraftigt, beroende på bland annat verksamhet och storlek. Det finns dock några allmänna tips som är bra för alla föreningar:

Se till att det finns kvitton/verifikat på alla kostnader och intäkter som föreningen har. Förvara dessa i en pärm. Anteckna varje kostnad eller intäkt föreningen har, förslagsvis i ett exceldokument, tillsammans med datum och belopp för att smidigt kunna hålla koll på er ekonomi. Det kan vara bra att numrera varje händelse i exceldokumentet och samtidigt ge det tillhörande kvittot i pärmen samma nummer. Detta kallas bokföring. När man bokför är det också viktigt att ha koll på om någon är skyldig föreningen pengar eller om föreningen har en skuld till någon.
Ha ett genomtänkt system för handkassor så att det är lätt att följa upp vem som har lagt ut vad för föreningens räkning. Låt personen som har en handkassa skriva under på vilken summa han/hon mottagit, så ni alla kommer ihåg vilka pengar som finns hos vem.

Utse attestanter. Attestanter är de personer som har rätt att godkänna utbetalningar av föreningens pengar. Det är vanligt att föreningens ordförande och kassör är attestanter. Dessa ska inte förväxlas med firmatecknare, som har rätt att teckna avtal i föreningens namn, (även om samma personer har båda uppgifterna i de flesta föreningar).

Om ni känner er osäkra på något som gäller föreningsekonomi så får ni mer än gärna vända er till Sverok för hjälp. Alla frågor är välkomna!

Hjälp och bra tips finns på följande ställen:

Wikin – På Sveroks wiki ligger flertalet dokument uppe. En del av dem beskriver olika regler som kan vara relevanta för föreningar medan andra ger tips om hur man bör arbeta med sin ekonomi.
Ekonomikurser – På www.sverok.se/forening/kurser finns korta filmer som tar upp grunderna i föreningsekonomi och bokföring.
Forumet – Sveroks forum har en avdelning om ekonomi&bidrag. Flera kunniga Sverokmedlemmar och Sveroks ekonomichef kontrollerar avdelningen dagligen och svarar på frågor.
Telefon och e-post – Ni får naturligtvis gärna kontakta Sveroks förbundskansli på nummer 013 – 14 06 00 eller mejla på info@sverok.se.