Varför rapportering?

För att en förening ska kunna vara ansluten till Sverok så behöver vi få veta att föreningen är aktiv och har verksamhet. Därför behöver vi få in vissa uppgifter från våra anslutna föreningar varje år. Det vi behöver få in är vilka som är medlemmar i föreningen under aktuellt år och vilka som sitter i föreningens styrelse under aktuellt år. Detta behöver vi få in från samtliga föreningar. Om föreningen är intresserad av att söka bidrag av oss så behöver vi även få in uppgifter om vilken verksamhet som skett under året.

Det bidrag som Sverok ger ut till anslutna föreningar får vi i vår tur av Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor(MUCF). För att vi ska kunna få det bidraget så behöver vi rapportera in vissa uppgifter till dem varje år, detta är också en anledning till varför vi begär in vissa uppgifter från våra anslutna föreningar. Även om er förening inte är intresserad av att söka bidrag så behöver vi få in de efterfrågade uppgifterna av er, detta är för att MUCF vill se hur det ser ut i hela förbundet. Nedan följer vad vi behöver få in och hur ni går tillväga för att rapportera in det i eBas.


1. Rapportera medlemmar

Medlemskapet i en förening behöver förnyas årligen, därför behöver ni föra in era medlemmar i eBas på nytt varje år. Det finns flera sätt att rapportera in era medlemmar på i eBas. Först behöver ni klicka på alternativet ”Medlemmar” i menyn till vänster. Flera alternativ blir då synliga.

  1. På ”Medlemslistan” ser ni alla medlemmar som redan är inlagda på er medlemslista, här kan ni också skriva in medlemmar en och en. Ni kan också skriva in medlemmar en och en genom att klicka på alternativet ”Skriv in enstaka”
  2. ”Ladda upp lista”, på denna sida kan ni ladda upp en excel-fil med era medlemmars uppgifter i, se bara till att listan är formaterad på samma sätt som mallen ni hittar på sidan.
  3. Det finns också en funktion i eBas där medlemmarna kan få mata in sina uppgifter själva i ett formulär så hamnar de direkt i eBas. Ni sätter igång funktionen på sidan ”Onlineregistrering”, medlemmarna hamnar sedan på sidan ”Granska nya” där ni kan kontrollera att alla uppgifter är rätt innan ni sparar ner dem till medlemslistan. Har ni igång onlineregistreringen så finns det även en funktion där ni kan skicka ut ett mail till de medlemmar som var på er medlemslista förra året, då får de en mailad länk med delar av deras uppgifter redan ifyllda.


2. Rapportera årsmöte

Varje år behöver ni ha ett årsmöte där ni bland annat väljer en ny styrelse. Vi behöver få in kontaktuppgifterna till personerna i den nya styrelsen, bland annat så att vi kan skicka ut viktig information till rätt personer i er förening. Det spelar ingen roll när på året ni har årsmötet (eller vilket verksamhetsår ni har) men ni behöver ha haft minst ett årsmöte och rapporterat in detta absolut senast den 31 december. Ju tidigare under året ni har årsmötet och rapporterar in det till oss desto bättre är det dock.  Rapporterar in årsmöte till oss gör ni på sidan ”Årsmötesrapport” i eBas som ni hittar om ni klickar på menyalternativet ”Årsmöte” och sedan på alternativet ”Årsmötesrapport”. Klicka på den stora knappen ”Skapa ny årsmötesrapport” och du kommer till ett formulär. I detta formulär behöver ni fylla i följande:

  1. Datum som ni hade ert årsmöte på
  2. Eventuell beslutad medlemsavgift för året (har ni ingen medlemsavgift skriver ni bara 0)
  3. Personuppgifterna för de personer som ni valde till er styrelse, revisor samt eventuell valberedning. Om ni klickar på knappen ”Hämta medlem” så kan ni söka upp personen ni vill lägga till i er medlemslista så slipper ni mata in alla uppgifterna själva. Har ni många poster i styrelsen så kan ni lägga till fler genom att klicka på knappen ”Lägg till styrelsemedlem”
  4. Ändrade ni era stadgar på mötet så behöver ni kryssa i den lilla kryssrutan (och sedan lägga in era nya stadgar i eBas när skickat in årsmötesrapporten). Gjorde ni inget med era stadgar så låter ni bara kryssrutan vara.
  5. Om ni utsåg en ny kontaktperson till föreningen så anger ni den personens uppgifter
  6. Längst ner behöver ni läsa igenom texten och kryssa i den lilla kryssrutan
  7. Klicka på knappen ”Spara årsmötesrapporten” för att skicka in den till Sverok.

Har ni inte haft årsmöte än? Här finns en guide för hur ni går tillväga.

3. Rapportera verksamhet – om ni vill söka bidrag

Rapportera verksamhet behöver ni endast göra om ni är intresserade av att söka bidrag av Sverok. Syftet med att rapportera verksamhet är att vi vill se att ni har verksamhet i er förening och att den verksamheten har något med Sveroks olika verksamhetsområden att göra. I eBas förekommer begreppet ”Verksamhetsrapport” flera gånger, observera att detta inte är detsamma som en verksamhetsplan eller verksamhetsberättelse som ni tar fram till ert årsmöte. I verksamhetsrapporten skriver ni väldigt kort om vad ni har gjort hittills under året (det räcker med några meningar), det behöver vara faktiska saker ni har gjort som ni behöver ta upp (inte saker ni planerar att göra) men det går också bra att ta upp om ni förberett er för exempelvis ett lajv eller lan.

För att rapportera er verksamhet i eBas så klickar ni på alternativet ”Verksamhet” i menyn och sedan på ”Verksamhetsrapport”. Klicka sedan på den stora knappen ”Skapa ny verksamhetsrapport”. På sidan ni kommer till så behöver ni göra följande:

  1. Först kryssar ni i de verksamhetsområden som ni sysslat med under det år som ni rapporterar för.
  2. I rutan under till vänster så skriver ni kort om vad ni har gjort hittills under året. Det räcker med några meningar. Har ni inte gjort något under året än så behöver ni vänta med att skicka in rapporten tills ni haft lite verksamhet.
  3. Ibland gör vi kontroller när vi ringer slumpvist valda medlemmar i en förening, i rutan till höger skriver kan ni skriva något som är bra för våra ringare att känna till om er förening.
  4. Frågorna i rutan som heter ”Övriga frågor” är frivilliga att kryssa i.
  5. Frågorna om totalt medlemsantal vid årets slut är obligatoriska att svara på.
  6. Något som är viktigt är att ni har haft verksamhet vid två olika tillfällen under året med minst en veckas mellanrum, längst ner på sidan behöver ni intyga att så är fallet innan ni kan skicka in rapporten.

 

Ps. Ni vet väl att på sidan Översikt som ni direkt kommer till när ni loggar in i eBas så kan ni se vilka uppgifter som ni behöver skicka in eller om det är något som ni har skickat in som ni behöver skicka in på nytt.